Liefer- und Dienstleistungen

Die VgV verpflichtet öffentliche Auftraggeber, das Vergabeverfahren von Beginn an fortlaufend zu dokumentieren. Diese Dokumentation muss alle wesentlichen Entscheidungen und Begründungen auf jeder Stufe des Verfahrens enthalten, einschließlich der Kommunikation mit Unternehmen, der Vorbereitung der Vergabeunterlagen, der Öffnung der Angebote, der Verhandlungen und der Zuschlagserteilung. Darüber hinaus muss ein Vergabevermerk erstellt werden, der unter anderem die Namen der berücksichtigten und nicht berücksichtigten Bieter, die Gründe für ihre Auswahl oder Nichtberücksichtigung, Angaben zum erfolgreichen Bieter sowie die Gründe für die Wahl des Vergabeverfahrens enthält. Die vollständige Dokumentation schützt den Auftraggeber bei Vergabenachprüfungsverfahren und ist revisionssicher aufzubewahren; sie muss bis zum Ende der Vertragslaufzeit, mindestens jedoch drei Jahre, aufbewahrt werden.

Der Kaufvertrag ist in den §§ 433 ff. BGB geregelt. Gemäß § 433 Absatz 1 BGB verpflichtet sich der Verkäufer, dem Käufer die Sache zu übergeben und das Eigentum an der Sache frei von Sach‑ und Rechtsmängeln zu verschaffen. Im Gegenzug ist der Käufer verpflichtet, den vereinbarten Kaufpreis zu zahlen und die gekaufte Sache abzunehmen. Für Facility Manager bedeutet dies, dass der Kaufvertrag die rechtliche Grundlage bildet, um Lieferobjekte (z. B. Ausrüstung, Verbrauchsmaterialien) zu beschaffen und Ansprüche im Fall von Mängeln oder Lieferverzug durchzusetzen. Bei Vertragsgestaltung sind neben dem Kaufpreis auch Lieferzeit, Zahlungsmodalitäten, Eigentumsübergang, Gefahrtragung und Mängelhaftung zu regeln.

Die Leistungsbeschreibung ist Kernstück der Vergabeunterlagen. § 31 VgV schreibt vor, dass sie so abgefasst sein muss, dass alle Unternehmen den gleichen Zugang zum Vergabeverfahren haben und der nationale Beschaffungsmarkt nicht ungerechtfertigt beschränkt wird. In der Leistungsbeschreibung sind die Merkmale des Auftragsgegenstands entweder in Form von Leistungs‑ oder Funktionsanforderungen oder als Beschreibung der zu lösenden Aufgabe darzustellen. Diese Anforderungen müssen so genau gefasst sein, dass sie ein klares Bild vom Auftragsgegenstand vermitteln und hinreichend vergleichbare Angebote erwarten lassen. Zudem kann die Leistungsbeschreibung auf technische Normen Bezug nehmen, etwa europäische und nationale Normen, wobei jede Bezugnahme mit dem Zusatz „oder gleichwertig“ versehen sein muss. Sie darf keine unverhältnismäßigen Verweise auf bestimmte Marken, Herkunft oder Verfahren enthalten. Die Leistungsbeschreibung kann auch Aspekte der Qualität, Innovation, sozialen und umweltbezogenen Kriterien sowie Rechte an geistigem Eigentum umfassen. Für Facility Manager ist eine präzise Leistungsbeschreibung entscheidend, damit alle Bieter die Leistung auf identischer Basis kalkulieren und spätere Leistungsabweichungen vermieden werden.

Der öffentliche Auftraggeber darf nur Bieter zur Angebotsabgabe auffordern, die ihre Eignung nachgewiesen haben. § 46 VgV beschreibt die Kriterien für die technische und berufliche Leistungsfähigkeit: Der Auftraggeber kann Anforderungen stellen, die sicherstellen, dass die Bieter über die erforderlichen personellen und technischen Mittel sowie ausreichende Erfahrungen verfügen. Als Nachweise können insbesondere geeignete Referenzen über in den letzten drei Jahren erbrachte wesentliche Liefer‑ oder Dienstleistungen, Angaben über technische Fachkräfte und Qualitätssicherungsmaßnahmen sowie Nachweise der Umweltmanagementmaßnahmen verlangt werden. Außerdem können Angaben zum Lieferkettenmanagement, Muster oder Prüfzertifikate für zu liefernde Güter sowie Studien‑ und Ausbildungsnachweise der Führungskräfte gefordert werden. Diese Nachweise schützen den Auftraggeber vor ungeeigneten Anbietern und ermöglichen ihm, nur solche Unternehmen zuzulassen, die den Auftrag fachgerecht ausführen können.

Gemäß § 45 VgV darf der öffentliche Auftraggeber Anforderungen an die wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit stellen, um sicherzustellen, dass Bieter über ausreichende Ressourcen für die Auftragsausführung verfügen. Er kann beispielsweise einen Mindestjahresumsatz verlangen, Informationen über die Bilanzen des Unternehmens oder den Nachweis einer Berufs‑ oder Betriebshaftpflichtversicherung. Als Belege kann der Auftraggeber Bankerklärungen, Nachweise über Versicherungen, Jahresabschlüsse oder eine Erklärung über den Gesamtumsatz der letzten drei Jahre fordern. Diese Unterlagen ermöglichen es dem Auftraggeber, die finanzielle Stabilität und Bonität der Bieter zu bewerten und Risiken wie Insolvenz oder mangelnde Liquidität frühzeitig zu erkennen. Ein Mindestjahresumsatz darf das Zweifache des geschätzten Auftragswertes nur überschreiten, wenn aufgrund der Art des Auftrags besondere Risiken bestehen; diese Anforderung ist zu begründen.

Das Lastenheft definiert die Anforderungen des Auftraggebers, während das Pflichtenheft die Umsetzung durch den Auftragnehmer beschreibt. Qualitätsanforderungen beziehen sich auf die sieben Qualitätsmanagement‑Grundsätze der DIN EN ISO 9001. Die Norm fordert beispielsweise Kundenorientierung, Führung, Einbeziehung von Personen, prozessorientierten Ansatz, kontinuierliche Verbesserung, faktenbasierte Entscheidungsfindung und Beziehungsmanagement. Diese Grundsätze tragen dazu bei, Prozesse transparent zu gestalten, Kundenanforderungen zu erfüllen und Fehler zu vermeiden.

Im Bereich der nachhaltigen Beschaffung definiert ISO 20400 nachhaltige Beschaffung als „Beschaffung, die die bestmöglichen Auswirkungen auf Umwelt, Gesellschaft und Wirtschaft über den gesamten Lebenszyklus hat“. Diese Leitlinie betont, dass ökologische, soziale und ökonomische Kriterien entlang der gesamten Lieferkette zu berücksichtigen sind. Für Facility Manager bedeutet dies, dass Nachhaltigkeitskriterien – etwa CO₂‑Emissionen, Ressourcenverbrauch oder soziale Standards in der Lieferkette – in den Spezifikationen festzulegen und als Bewertungskriterium zu verwenden sind. In Verbindung mit den Qualitätsmanagement‑Grundsätzen entstehen so transparente und nachvollziehbare Anforderungskataloge, die als Grundlage für die Vertragsabwicklung und Qualitätskontrolle dienen.

Die Vergabeunterlagen stellen sicher, dass alle interessierten Unternehmen die gleichen Informationen erhalten. Sie enthalten neben der Leistungsbeschreibung die Teilnahmebedingungen, Hinweise zu Eignungsnachweisen, Formblätter für Angebote und Teilnahmeanträge sowie die Bewertungsmatrix, anhand derer der Auftraggeber das wirtschaftlichste Angebot ermittelt. Nach § 58 VgV erfolgt die Ermittlung des wirtschaftlichsten Angebots anhand des besten Preis‑Leistungs‑Verhältnisses; neben dem Preis können qualitative, umweltbezogene oder soziale Zuschlagskriterien berücksichtigt werden. Die Gewichtung der Zuschlagskriterien ist in der Auftragsbekanntmachung oder den Vergabeunterlagen anzugeben. Vollständige Vergabeunterlagen sind somit Voraussetzung für Transparenz und Gleichbehandlung.

Der Vergabevermerk ist Teil der Dokumentation und enthält sämtliche wesentlichen Informationen zur Zuschlagserteilung. Er muss unter anderem den Namen und die Anschrift des Auftraggebers, den Gegenstand und Wert des Auftrags, die Namen der berücksichtigten Bieter und die Gründe für ihre Auswahl sowie die Namen und Gründe für die Nichtberücksichtigung anderer Bieter enthalten. Ferner sind die Gründe für die Ablehnung ungewöhnlich niedriger Angebote, die Namen des erfolgreichen Bieters sowie Angaben zu eventuellen Unterauftragnehmern zu dokumentieren. Der Vergabevermerk ist zusammen mit der vollständigen Dokumentation mindestens drei Jahre aufzubewahren. Mit der Zuschlagsmitteilung endet das Vergabeverfahren; sie dokumentiert den rechtlichen Abschluss des Vertrages und ist Grundlage für etwaige Rechtsmittel.

Der Liefer‑ oder Dienstleistungsvertrag fasst alle wesentlichen Verpflichtungen der Parteien rechtsverbindlich zusammen. Für den Kaufvertrag regelt § 433 BGB die wechselseitigen Hauptpflichten: Der Verkäufer muss dem Käufer die Sache frei von Sach‑ und Rechtsmängeln übergeben und das Eigentum verschaffen, während der Käufer den Kaufpreis zu zahlen und die Sache abzunehmen hat. Der Dienstvertrag hingegen verpflichtet den Dienstverpflichteten zur Erbringung der versprochenen Dienste und den Dienstberechtigten zur Zahlung der vereinbarten Vergütung.

Neben den gesetzlichen Regelungen müssen Verträge im Facility Management auch Qualitäts‑ und Nachhaltigkeitsanforderungen berücksichtigen. Durch Aufnahme von Service‑Level‑Agreements (SLA) können Leistungskennzahlen, Reaktionszeiten und Qualitätsstandards verbindlich festgelegt werden. Zudem können Bestimmungen zur Einhaltung von Umwelt‑ und Sozialstandards sowie Regelungen zur kontinuierlichen Verbesserung (aus DIN EN ISO 9001) und nachhaltigen Beschaffung (ISO 20400) integriert werden. Rahmenverträge bieten dabei den Vorteil, wiederkehrende Liefer‑ oder Dienstleistungsbedarfe effizient zu bündeln, während Einzelverträge für spezifische Projekte verwendet werden.