Lieferantenselbstauskunft

• Risikominimierung: Durch frühzeitige Erhebung von Kennzahlen und Nachweisen können finanzielle, rechtliche, ökologische und soziale Risiken erkannt und bewertet werden.

• Vertrauensaufbau: Eine sorgfältig ausgefüllte Selbstauskunft signalisiert Professionalität und Transparenz.

• Erfüllung gesetzlicher Vorgaben: In vielen Branchen und Ländern sind Unternehmen verpflichtet, die eigene Lieferkette zu überwachen (z. B. Lieferkettensorgfaltspflichtengesetz in Deutschland).

• Unternehmensdaten: Rechtsform, Firmensitz, Leitung, Konzernzugehörigkeit

• Finanzinformationen: Bonitätsauskünfte, Jahresabschlüsse, Umsatzzahlen, Versicherungsschutz

• Zertifizierungen: Qualitätsmanagement (z. B. ISO 9001), Umweltmanagement (z. B. ISO 14001), Arbeitsschutz (z. B. ISO 45001), branchenspezifische Normen

• Compliance & Nachhaltigkeit: Einhaltung von Menschenrechten, Anti-Korruptionsmaßnahmen, ESG-Aspekte (Environmental, Social, Governance)

• Lieferkettentransparenz: Struktur der Unterlieferanten, Audit- und Kontrollprozesse

• Logistik & Kapazitäten: Angaben zu Lieferzeiten, Produktionsstandorten, Flexibilität bei Nachfrageschwankungen

• Anforderung: Das Unternehmen (Kunde) versendet den Fragebogen oder stellt ihn auf einer digitalen Plattform bereit.

• Ausfüllen: Der Lieferant erfasst alle relevanten Daten und fügt Nachweise (z. B. Zertifikate) bei.

• Prüfung: Auf Kundenseite werden die Angaben validiert; oft hilft ein internes Bewertungssystem oder eine Plausibilitätsprüfung.

• Rückfragen und Ergänzungen: Fehlende Dokumente oder Unklarheiten werden nachgefordert.

• Beschaffendes Unternehmen: Effiziente Lieferantenauswahl, Risikoreduzierung, Erfüllung gesetzlicher Vorgaben (z. B. LkSG).

• Lieferant: Verbesserung der Marktzugänge, Aufbau langfristiger Kundenbeziehungen, Steigerung der eigenen Glaubwürdigkeit durch nachgewiesene Standards.

• Unvollständige/Unpräzise Angaben: Risiken bleiben unerkannt.

• Mangelnde Standardisierung: Unterschiedliche Formate für verschiedene Kunden verursachen Mehraufwand.

• Datenschutz: Sensible Unternehmensdaten erfordern sorgfältigen Umgang und sichere Übertragungswege.

• Dynamische Anforderungen: Neue Gesetze oder ESG-Vorgaben können kurzfristige Anpassungen nötig machen.

Die erfolgreiche Bearbeitung der Lieferantenselbstauskunft ist nur der erste Schritt. Ebenso wichtig sind die Auswertung und der anschließende Umgang mit den Ergebnissen:

• Viele Unternehmen nutzen Scoring-Modelle oder Ampelsysteme, um Antworten zu gewichten.

• Typische Bewertungskategorien: Finanzielle Stabilität

• Qualitäts- und Umweltmanagement

• Compliance & Ethik

• Logistik & Lieferzuverlässigkeit

• Mindestanforderungen: In jeder Kategorie kann es Grenzwerte geben, die ein Lieferant erfüllen muss, um gelistet zu werden.

• Kommt es in manchen Bereichen zu Abweichungen (z. B. fehlende Zertifikate, niedrige Bonität), können Lieferanten aufgefordert werden, Verbesserungspläne vorzulegen.

• Regelmäßige Follow-up-Audits oder erneute Selbstauskünfte (z. B. jährlich) stellen sicher, dass Maßnahmen umgesetzt und neue Risiken erkannt werden.

• Bei Mängeln, die kurzfristig behoben werden können, ist eine Zwischenbewertung oder ein Übergangsstatus (z. B. „bedingte Freigabe“) üblich.

• Unternehmen sollten klar definieren, welche Konsequenzen bei Nichterfüllung der Anforderungen oder Verstößen gegen Compliance-Regeln folgen.

• Abmahnung und erneute Prüfung

• Vorübergehende Sperrung als Lieferant

• Vertragsaufkündigung bei schwerwiegenden Regelverstößen (z. B. Menschenrechtsverletzungen, Korruptionsfälle)

• Diese klaren Vorgaben schaffen Verbindlichkeit und schützen das Unternehmen vor Reputations- oder Haftungsschäden.

• Diese Systeme können auch Schnittstellen zu anderen Tools (z. B. ERP-Systeme) bereitstellen, sodass Daten nahtlos in die Material- und Produktionsplanung fließen.

• Zunehmend setzen Unternehmen auf Supplier-Portale oder Supplier Relationship Management (SRM)-Tools, um Selbstauskünfte zentral zu verwalten.

• Vorteile: Automatische Erinnerungen an Lieferanten zur Aktualisierung von Daten

• Sedex/SMETA (Sedex Members Ethical Trade Audit) ist ein gängiges Framework zur Bewertung ethischer und sozialer Aspekte in der Lieferkette.

• Automobilindustrie: IATF 16949 als Qualitätsstandard, VDA 6.3 als Auditstandard.

• Solche Standard-Fragebögen reduzieren den Aufwand für Lieferanten, da sie nicht für jeden Kunden individuelle Selbstauskünfte erstellen müssen.

• Unternehmen profitieren durch erhöhte Vergleichbarkeit der Lieferantenangaben.