Strategien für Beschaffung, Digitalisierung und Risikomanagement

Stärkung der Verbindungen zur Einkaufsabteilung

Der Ansatz des Facility-Managements zur Zusammenarbeit mit der Einkaufsabteilung umfasst die Bewertung von Anforderungen, die Pflege von Lieferantenbeziehungen, die Kostenüberwachung, Vertragsverhandlungen, den Einsatz digitaler Lösungen und die Förderung transparenter Kommunikation. Eine gründliche Bedarfsanalyse bildet die Grundlage für einen erfolgreichen Beschaffungsplan. Starke Beziehungen zu Lieferanten, kombiniert mit Qualitätskontrollen, garantieren pünktliche Lieferungen von hoher Qualität. Die Kostenverwaltung und die Priorisierung von Nachhaltigkeit sind ebenso wichtig wie klare Verträge. Modernste Technologie vereinfacht das Beschaffungsverfahren, und proaktive Kommunikation und Teamarbeit garantieren den Erfolg der Strategie.

Facility-Management-Strategie: Verbesserung der Zusammenarbeit mit der Einkaufsabteilung

Strategie
KPI

Strategie des Facility Managements für die Zusammenarbeit mit der Einkaufsabteilung

Bedarfsanalyse und Beschaffungsstrategie: Wir führen eine gründliche Bedarfsanalyse durch, um die genauen Anforderungen unserer Gebäude und ihrer Nutzer zu verstehen. Diese Analyse umfasst die Identifizierung der Anforderungen an die Gebäudetechnik, die erforderlichen Materialien und die Dienstleistungen. Basierend auf dieser Analyse entwickeln wir eine Beschaffungsstrategie, die die Identifizierung von Lieferanten, die Verhandlung von Verträgen und die Festlegung von Richtlinien und Verfahren für den Einkauf beinhaltet.
Lieferantenbeziehungen und Qualitätssicherung: Wir bauen starke Beziehungen zu unseren Lieferanten auf und pflegen diese, um sicherzustellen, dass die benötigten Materialien und Dienstleistungen rechtzeitig und in guter Qualität geliefert werden. Darüber hinaus stellen wir sicher, dass unsere Lieferanten über geeignete Qualitätskontrollverfahren verfügen, um die Qualität ihrer Produkte und Dienstleistungen zu gewährleisten.
Kostenmanagement und Nachhaltigkeit: Wir behalten die Kosten im Auge, um sicherzustellen, dass die Beschaffung im Budget bleibt. Dies erfordert eine genaue Überwachung der Beschaffungskosten und eine regelmäßige Überprüfung, um sicherzustellen, dass die Beschaffungskosten im Rahmen bleiben. Darüber hinaus bemühen wir uns, Lieferanten zu finden, die umweltfreundliche Produkte und Dienstleistungen anbieten und die Nachhaltigkeitsstandards einhalten.
Verträge und Vereinbarungen: Wir formulieren klare und präzise Verträge und Vereinbarungen, um Missverständnisse und Konflikte zu vermeiden. Diese Verträge und Vereinbarungen überprüfen und aktualisieren wir kontinuierlich, um sicherzustellen, dass sie den aktuellen Anforderungen unseres Unternehmens entsprechen. Dabei nutzen wir die ISO 41012 als wirksames Instrumentarium zur Vertragsfindung.
Digitalisierung und Technologie: Wir nutzen moderne Technologien und Online-Plattformen, um unsere Einkaufsprozesse zu vereinfachen und zu beschleunigen. Durch den Vergleich von Lieferanten und Produkten auf digitalen Plattformen können wir die besten Lösungen für unsere Bedürfnisse finden. Darüber hinaus ermöglichen uns diese Plattformen, unsere Beschaffungsprozesse zu überwachen und zu analysieren, um unsere Effizienz weiter zu verbessern.
Kommunikation und Zusammenarbeit: Eine offene und effektive Kommunikation zwischen dem Facility Management und der Einkaufsabteilung ist entscheidend für den Erfolg unserer Strategie. Wir setzen regelmäßige Meetings und Berichte ein, um sicherzustellen, dass alle Beteiligten auf dem neuesten Stand sind und zusammenarbeiten, um gemeinsame Ziele zu erreichen.
Schulung und Entwicklung: Wir investieren in die Schulung und Entwicklung unserer Mitarbeiter in beiden Abteilungen. Durch die Bereitstellung von Schulungen und Ressourcen stellen wir sicher, dass unser Team über die notwendigen Fähigkeiten und Kenntnisse verfügt, um effektiv zu arbeiten und unsere Strategie umzusetzen.
Risikomanagement: Wir implementieren ein effektives Risikomanagement, um potenzielle Probleme und Herausforderungen frühzeitig zu identifizieren und zu adressieren. Dies umfasst die Überwachung von Lieferantenleistungen, die Überprüfung von Verträgen und Vereinbarungen und die Kontrolle unserer Beschaffungskosten.

Eine Strategie für optimalen Gebäudebetrieb und Benutzerzufriedenheit

Diese Strategie trägt dazu bei, dass unser Facility Management und die Einkaufsabteilung effektiv zusammenarbeiten, um sicherzustellen, dass unsere Gebäude und Einrichtungen reibungslos funktionieren und den Bedürfnissen unserer Nutzer entsprechen.

KPIs ermöglichen es uns, den Fortschritt und die Leistung unserer Beschaffungsprozesse und Lieferantenbeziehungen zu bewerten und zu verbessern:

Vertragskonformität: Dieser KPI bewertet, wie gut unsere Verträge und Vereinbarungen eingehalten werden. Er hilft uns, die Einhaltung unserer Verträge zu überwachen und potenzielle Probleme frühzeitig zu identifizieren.
Lieferantenleistung: Dieser KPI bewertet die Leistung unserer Lieferanten in Bezug auf Qualität, Lieferzeit und Service. Er hilft uns, starke Lieferantenbeziehungen aufzubauen und zu pflegen.
Nachhaltigkeitsziele: Dieser KPI misst, wie gut unsere Lieferanten unsere Nachhaltigkeitsstandards erfüllen. Er hilft uns, umweltfreundliche Produkte und Dienstleistungen zu fördern und unsere Umweltauswirkungen zu reduzieren.
Mitarbeiterzufriedenheit: Dieser KPI misst die Zufriedenheit unserer Mitarbeiter mit den von uns beschafften Produkten und Dienstleistungen. Er hilft uns, die Bedürfnisse unserer Mitarbeiter zu verstehen und zu erfüllen.
Bestellzykluszeit: Dieser KPI misst die Zeit, die von der Bestellung bis zum Eingang der Ware benötigt wird. Eine Reduzierung der Bestellzykluszeit kann die Effizienz unserer Beschaffungsprozesse verbessern und die Zufriedenheit unserer internen Kunden erhöhen.
Prozesskosten pro Bestellung: Dieser KPI misst die Kosten, die mit dem Durchführen einer Bestellung verbunden sind. Eine Reduzierung dieser Kosten kann zu erheblichen Einsparungen für das Unternehmen führen.
Innovationsbeitrag der Lieferanten: Dieser KPI misst, inwieweit unsere Lieferanten zur Innovation in unserem Unternehmen beitragen, sei es durch neue Produkte, verbesserte Dienstleistungen oder Prozessverbesserungen.
Vertragsverlängerungsrate: Dieser KPI misst die Rate, mit der Verträge mit Lieferanten verlängert werden. Eine hohe Vertragsverlängerungsrate kann auf starke und erfolgreiche Lieferantenbeziehungen hinweisen.
Kosteneinsparungen: Dieser KPI misst die Einsparungen, die durch unsere Beschaffungsstrategien erzielt werden. Er hilft uns, die Effektivität unserer Verhandlungen und Lieferantenauswahl zu bewerten.