Einkaufsrichtlinie für nachhaltige Beschaffung
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Nachhaltige Beschaffung: Richtlinien für den Einkauf
Die Einkaufsrichtlinie für nachhaltige Beschaffung definiert klare Vorgaben für umweltfreundliche und sozial verantwortliche Einkaufsprozesse. Sie umfasst Kriterien zur Ressourcenschonung, Lieferantenauswahl und Zertifizierungen. Ziel ist es, ökologische und wirtschaftliche Anforderungen in Einklang zu bringen und langfristige Nachhaltigkeit in der Lieferkette zu gewährleisten. Durch eine strategische Beschaffung werden Umweltbelastungen reduziert und soziale Standards eingehalten.
Ziel und Zweck
Ziele einer transparenten Beschaffung
Sicherstellung der Material- und Dienstleistungsversorgung,
Erfüllung von Qualitäts- und Kostenzielen,
Einhaltung der Compliance-Grundsätze und gesetzlicher Vorgaben.
Anwendungsbereich
Diese Richtlinie gilt für sämtliche zum Unternehmen zählenden Standorte und Betriebe, in denen Beschaffungsprozesse durch den Einkauf oder das Supply Chain Management gesteuert werden. Konzernrichtlinien oder globale Einkaufsgrundsätze stehen vorrangig
Compliance
Sämtliche Beteiligte haben den geltenden Verhaltenskodex sowie die lokalen Compliance- bzw. Anti-Korruptionsrichtlinien einzuhalten.
Zahlungen an Lieferanten dürfen nur nach vorheriger schriftlicher oder elektronisch dokumentierter Bestellung oder Willenserklärung erfolgen.
Mitarbeiter*innen im Einkauf oder mit direkten Lieferantenkontakten dürfen Zuwendungen nur im erlaubten Rahmen annehmen.
Verträge
Vertragstypen:Das SCM bzw. der Einkauf nutzt unterschiedliche Vertragsformen (z. B. Rahmenverträge, Geheimhaltungsvereinbarungen, Einzelbestellungen).
Verbindliche Beauftragungen: Alle Bestellungen müssen in schriftlicher oder digital signierter Form vorliegen. Das Vier-Augen-Prinzip ist einzuhalten.
Auftragsvergaben ohne Preisvereinbarung sind unzulässig.
Angebote
Bei Vergabesummen ab einer bestimmten Schwelle (z. B. 50.000 EUR) werden in der Regel mindestens drei Anbieter angefragt (Ausnahme: Single Source – zu dokumentieren).
Typische Richtlinien können bspw: bis 100 EUR: mindestens 1 Angebot / Schätzpreis,
bis 10.000 EUR: mindestens 2 Angebote,
über 10.000 EUR: mindestens 3 Angebote.
Bei vorhandenen Rahmenverträgen oder E-Procurement-Katalogen ist das erneute Einholen von Angeboten nicht erforderlich, sofern Konditionen festliegen.
Bedarfsauslösung und Bestellfreigabe
Jede Bestellung setzt einen formalen Bedarf (Bestellanforderung, BANF) voraus.
Das SCM/Einkauf prüft, ob der Bedarf durch vorhandene Verträge oder Katalogsysteme gedeckt werden kann.
Bestellungen ohne Kenntnis des Preises sind unzulässig.
Soweit E-Procurement-Systeme vorhanden sind, sind diese vorrangig zu nutzen.
Unterschriften- und Freigaberegelungen
Die Unterschriften- und Freigabestrategien hängen von vordefinierten Wertgrenzen ab.
Ein typisches Beispiel: 0 – 1.500 EUR: keine zusätzliche Freigabe,
1.500 – 10.000 EUR: Erst- und Zweitfreigabe durch definierte Rollen (z. B. operativer Einkauf und Teamleitung),
Alle Freigaben erfolgen nach dem Vier-Augen-Prinzip.
über 10.000 EUR: höhere Hierarchie oder Geschäftsleitung.
Erweiterte Compliance-Regelungen
Interessenkonflikte oder persönliche Beziehungen zu Lieferanten sind umgehend zu melden.
Erlaubte Grenzwerte für Geschenke, Einladungen o. Ä. sind den jeweiligen Compliance-Bestimmungen zu entnehmen.
Audit- und Monitoringmechanismen (z. B. Lieferantenaudits, interne Revisionsmaßnahmen) können zur Überprüfung herangezogen werden.
Cross-funktionale Zusammenarbeit
Der Einkauf kooperiert mit Fachabteilungen (z. B. Technik, Produktion, Lean, Controlling) im Sinne eines integrierten Supply Chain Managements.
In Projekten oder Entwicklungsinitiativen kann ein „Project Buyer“ in die Frühphase eingebunden werden, um Kosten und Verfügbarkeit zu optimieren.
Konfliktlösung und Eskalation
Bei Unstimmigkeiten über Lieferantenauswahl oder Konditionen wird zunächst intern geklärt (Vier-Augen-Prinzip, nächsthöhere Führungsebene).
Bei andauernden Differenzen kann ein paritätisches Gremium (Einkauf, Betriebsrat, ggf. Fachbereich) eingeschaltet werden. Ein Eskalieren an die Geschäftsleitung oder Nutzung einer betrieblichen Einigungsstelle ist möglich.
Spezielle Warengruppen und Prozesse
Indirektes Material: z. B. Bürobedarf, IT, Marketingartikel – oft vorrangig über E-Procurement bzw. definierte Kataloge zu beschaffen.
Lagerhaltiges Material: Dispositionsläufe im ERP-System, ggf. keine zusätzliche BANF erforderlich.
Reparaturaufträge / Musterteile: vereinfachtes Prozedere, geregelt im Einkaufshandbuch.
Beschaffung von Dienstleistungen
Auch Dienstleistungsaufträge (z. B. Consulting, Wartung) unterliegen den Grundprinzipien.
Ab einer bestimmten Wertgrenze kann eine höhere Genehmigung oder ein separater Fachbereich (z. B. Personal, Rechtsabteilung) hinzugezogen werden.
Dienstleistungsverträge sind im Vier-Augen-Prinzip zu zeichnen und zu archivieren.
Zusammenarbeit mit Finance und Controlling
Übersteigt ein Beschaffungsvorgang bestimmte Beträge, ist das Controlling einzubinden.
Einkäufe werden regelmäßig (monatlich/quartalsweise) in Form von Berichten (z. B. Einsparungen, Budgetauslastung) an Finance/Controlling gemeldet.
Ein anvisiertes Kostenoptimierungsziel kann in Absprache mit Finance vereinbart werden.
Anhang 1: Unterschriften-Freigaberegelung (Beispiel)
| Beschreibung | Wert von | Wert bis | Freigabe (Rolle) | Freigabe (Rolle) |
|---|---|---|---|---|
| Einzelbestellung extern | 0,01 | 1.500 | - | - |
| Einzelbestellung extern | 1.500,01 | 10.000 | A1 | A2 |
| Einzelbestellung extern | 10.000,01 | 50.000 | A1 | V2 |
| Einzelbestellung extern | 50.000,01 | 250.000 | V1 | P2 |
| Einzelbestellung extern | 250.000,01 | unbegrenzt | P2 | P3 |