Ausführungsplanung im Beschaffungsprozess integrieren

Im Bauvorhaben kann die Ausführungsplanung durch den Bauherrn beziehungsweise einen Architekten erfolgen oder an einen Generalunternehmer (GU) vergeben werden (Schlüsselfertig- oder Generalübernehmer-Vertrag). Der GU übernimmt dann neben der Bauausführung auch Teile oder alle Planungsleistungen. Durch diese integrierte Vergabe reduziert sich für den Auftraggeber das Koordinations- und Schnittstellenrisiko: Nachweislich weist etwa ein Pauschalvertrag mit einem GU in vielen Fällen den geringsten Rest-Risikowert für den Auftraggeber auf und gilt damit als besonders geeignet. Allerdings muss eindeutig definiert sein, welche Planungsleistungen der GU erbringt. In jedem Fall obliegt dem Planungs- oder GU-Team, alle Fachgewerke (inklusive technischer Gebäudeausrüstung) zu koordinieren und in einem Gesamtplanwerk zusammenzuführen. Eine unzureichende Schnittstellenplanung (etwa zwischen Architektur, Tragwerk und TGA) führt andernfalls zu Konflikten und Verzögerungen. Aus Sicht des Einkaufs bedeutet dies, im Vergabeprozess klar zu regeln, ob etwa die TGA-Ausführungsplanung ebenfalls zum GU-Umfang gehört oder separat ausgeschrieben wird. Der GU muss die baulichen und elektrischen Grundleistungen für Systeme wie Energieversorgung, Lüftungsinfrastruktur oder Gebäudeautomation bereitstellen. Allenfalls bleiben betriebsindividuelle Ergänzungen und Sonderanforderungen dem späteren Betreiber bzw. Nutzer vorbehalten. In jedem Fall ist die Leistungsbeschreibung so abzugrenzen, dass Überschneidungen zwischen GU und anderen Auftragnehmern (bspw. Laborausrüster, Soft-FM-Anbieter) vermieden werden. Bei GU-Modellen kann es zudem erforderlich sein, zusätzliche Mitwirkungspflichten (z. B. für Prüfungen oder Abnahmen) in der Ausschreibung festzuhalten.

Nutzerausbauten sind projektspezifische Anpassungen, die über die Standard-GU-Leistungen hinausgehen (z. B. spezielle Labor- oder Produktionsausstattung, Innenausbau mit besonderen Materialien, Sondermaschinenfundamente). Diese Sonderwünsche müssen in LPH 5 geprüft und abgestimmt werden, da sie oft nachträglich dazukommen. Dabei gilt es, Nutzerforderungen kosten- und termingerecht zu bewerten: Häufig führt ihr Eintreten zu Änderungen in Leistungsverzeichnissen (Mehrmengen oder neue Gewerke) sowie zu Vergabeänderungen. Die FM-Beschaffung sollte darum schon in LP 5 klären, welche Sonderausstattungen fest oder variabel geplant werden. Im Rahmen der Ausführungsplanung ist zwischen Grundleistungen des Bauvertrags und zusätzlichen Nutzerausbauten zu unterscheiden. Im Beispiel der dezentralen Energieerzeugung etwa schafft der GU die infrastrukturellen Voraussetzungen (Fundamente, Kabeltrassen, Netzanschlüsse), während im Nutzerausbau die eigentlichen Anlagen installiert werden (Photovoltaik-Module, Blockheizkraftwerk, Speicher). Analog muss ein FM-Einkäufer bei Bürogebäuden entscheiden, ob z. B. auf Wunsch der Nutzer erweiterte Smart-Building-Systeme Bestandteil der GU-Leistung sind oder separat beauftragt werden. In jedem Fall sollten Nachtragsrisiken minimiert werden, indem z. B. raumbezogene Ausstattungsanpassungen (Sonderfarben, IT-Ausbauwünsche, Möblierungsoptionen) im Leistungsverzeichnis klarer gefasst oder als Wahlpositionen angelegt werden. Planungen mit hoher Nutzerbeteiligung im Vorfeld schaffen Transparenz: Sind Nutzeranforderungen früh dokumentiert, können sie als FM-Leistungen ausgeschrieben oder vertraglich vorgemerkt werden. Andernfalls wird bei einer nachträglichen „Neuausstattung“ der Betrieb an anderer Stelle teurer. Eine enge Verzahnung von LPH 5 mit einem betrieblichen Betreiberkonzept (z. B. gem. GEFMA 190) hilft dabei, Nutzer- und Betreiberpflichten rechtzeitig in Einklang zu bringen.

Ein Neubau bietet die Chance, die spätere Vergabe von FM-Dienstleistungen (Hard- und Soft-FM) neu zu organisieren. Schon in LPH 5 sollten Anforderungen an spätere Betreiberverantwortung (Haftung für Sicherheit, Arbeitsschutz, Umwelt) und Lebenszykluskosten (LZK) berücksichtigt werden. Zahlreiche Quellen betonen, dass nur die ganzheitliche Betrachtung der Kosten von Planung über Bau, Betrieb, Instandhaltung bis Rückbau ein vollständiges Bild der Wirtschaftlichkeit gibt. Ebenso wichtig ist der Aspekt der Betreiberverantwortung: Neue FM-Verträge sollten etwa Aufgaben zur Gefährdungsbeurteilung oder Wartungspflichten klar regeln. Wenn diese Weichen früh richtig gestellt werden, legen sie „die Grundlagen für Ausschreibungen und Vergaben externer Dienstleistungen“. Anderenfalls können unvorhergesehene Kosten anfallen – z. B. bei einer Neuausschreibung des FM, wenn Planungsdefizite bisheriger Dienstleister nicht bekannt waren. Ein Praxisbeispiel verdeutlicht dies: Ohne baubegleitendes Betriebskonzept gerät eine Neuausschreibung oft deutlich teurer, weil bestehende Probleme erst im Betrieb sichtbar werden. Daher sollten Einkaufsverantwortliche mit der Ausführungsplanung ein FM-Ausschreibungskonzept (Hard FM: z. B. Technische Wartung, Infrastrukturservice; Soft FM: Reinigung, Sicherheit) eng verknüpfen. Konkret bedeutet dies, dass Daten aus der LPH 5 (Maße, Systeme, Gebäudeparametrisierung) in das Leistungsverzeichnis für FM einfließen (z. B. Anlagenregister, Flächenlisten nach DIN 277/DIN EN 15221). So lassen sich Leistungsbild und Vergabekriterien (z. B. nach GEFMA 502) bereits vor Fertigstellung des Gebäudes entwickeln. Ein integrierter Ansatz verbessert Transparenz und reduziert langfristige Betriebskosten.

Die Ausführungsplanung und ihre Beschaffung unterliegen zahlreichen Rechtsvorgaben. Für Architekten- und Ingenieurleistungen gilt die HOAI (z. B. HOAI 2021) als Honorarordnung, die die Grundleistungen der LPH 5 definiert. Öffentliche Bauvorhaben unterliegen vergaberechtlichen Regelungen (§ 33 ff. GWB; Vergabeverordnung (VgV), SektVO für Versorgungsunternehmen) sowie der VOB/A (Vergabe- und Vertragsordnung für Bauleistungen, Teil A). Öffentliche Auftraggeber müssen etwa nach GWB/VgV verbindlich Eignungs- und Zuschlagskriterien festlegen. Nach VOB/B/C sind Vertragsbedingungen, Haftungsregeln und Mängelansprüche bei der Bauausführung zu beachten. Neben dem Bauvertragsrecht (BGB/VOB-B) kommen je nach Standort Landesbauordnungen (z. B. LBO) und Sonderregelungen (z. B. SektVO, UVgO für Nachunternehmer) hinzu. Für die Ausschreibung technischer oder infrastruktureller Leistungen können zudem die VOL/A bzw. UVgO relevant sein. Weitere Vergabevorschriften (EU-Schwellenwerte, fristgerechte Veröffentlichung, elektronisches Vergabesystem) muss die Beschaffung ebenso einhalten. Insgesamt erfordert dies eine enge Abstimmung zwischen Einkaufsrecht, Bauplanung und FM-Strategie, um alle rechtlichen Vorgaben frist- und formgerecht umzusetzen.

Inhaltlich stützen sich Planung und FM-Beschaffung auf etablierte Normen und Richtlinien. Insbesondere sind DIN‑Normen wie DIN 276 (Kosten im Bauwesen) zu nennen, die eine standardisierte Kostengliederung für Bau- und FM-Projekte vorgibt. Für Flächen- und Raumflächenberechnung in FM gilt DIN EN 15221-6, für Nutzungskosten DIN 18960 (Anlehnung an DIN 276). Zur Informationsmodellierung wurde mit DIN EN ISO 19650 ein internationaler Standard geschaffen, der ein Rahmenwerk für den Daten­austausch über den gesamten Lebenszyklus – von Planung bis Betrieb – definiert. Über FM-spezifische Gliederungen bietet DIN EN 15221 (insbesondere Teil 4, 5 und 6) Taxonomien, Prozessrichtlinien und Benchmarking-Verfahren im FM. Der GEFMA-Verband hat zahlreiche Richtlinien entwickelt (z. B. GEFMA 100 „FM-Grundlagen“, 116 Planungstreiber, 190 Betreiberverantwortung, 502 Vergabekriterien), die als De-facto-Standards im deutschen FM gelten. Auch die Arbeitsgemeinschaft AMEV stellt Orientierung (Arbeitskarten zu GA, HKLS, Brandschutz, Instandhaltung u. a.) zur Ausschreibung technischer und infrastruktureller Leistungen bereit. Ergänzend spielen EU-Richtlinien (z. B. EPBD zur Energieeffizienz) und landesspezifische Vorgaben (z. B. Technische Regeln – z. B. ASR, VDI/VDE-Normen) eine Rolle. Einkaufsmitarbeiter sollten diese Normen kennen, um Leistungsverzeichnisse und Vertragsinhalte normgerecht zu gestalten.

Moderne Planungsprozesse setzen auf definierte Arbeitsschritte und IT-Unterstützung. Beispielsweise sieht ISO 9001 einen dokumentierten PDCA-Ansatz vor, der sich auf Bauprozesse übertragen lässt. In der Praxis werden Checklisten, Abnahmeprotokolle und regelmäßige Review-Meetings eingesetzt, um die Qualität der Ausführungsunterlagen sicherzustellen. Tools wie BIM (Building Information Modeling) ermöglichen eine modellbasierte Kollaboration: Mit IFC (DIN EN ISO 16739) und einer gemeinsamen Datenumgebung (CDE) können Architekten, Fachplaner und FM-Verantwortliche simultan auf ein digitales Gebäudemodell zugreifen. Dies fördert die Schnittstellenkoordination und die spätere Übergabe an CAFM-Systeme. AVA-Software (Ausschreibung, Vergabe, Abrechnung) verzahnt Mengenermittlung und Angebotseinholung mit terminlicher und finanzieller Kontrolle. Ein Beispiel zeigt, wie durchgängige Software-Lösungen (BIM, CAD, Kalkulation) Transparenz schaffen, Zeitpläne und Budget einhalten helfen sowie QS-Prozesse und Dokumentation abbilden. Darüber hinaus existieren etablierte Prozessmodelle (z. B. VDI 2552 „FM-Planung“, GEFMA-Empfehlungen für Betriebshandbücher) und Branchen-Standards (etwa TGA-Projektabwicklungsrichtlinien). Im Einkauf sollten diese Werkzeuge und Normen aktiv genutzt werden: Ein digitaler Datenraum (CDE) mit verbindlichen Planständen erhöht die Effizienz, und integrierte Kollisionsprüfungen oder Simulationen in der Ausführungsplanung verringern Fehler. Insgesamt sichern definierte Prozesse und moderne IT eine hohe Planungsqualität und erleichtern die Abstimmung mit späterem Gebäudebetrieb.