Timeline zu Einkauf und Beschaffung bei Standortverlagerungen

Zeitraum: April 2025 – Juni 2025

Ziel: Effiziente und standardisierte Beschaffungsstrategie im Facility Management unter Einbeziehung aller Vertragsarten, flexibler Ressourcennutzung, Prozessdigitalisierung und Nachhaltigkeit.

Schwerpunkte:

-Strategische Bedarfsanalyse & Vertragsbündelung für Kosteneffizienz

-Einführung von Standardverträgen & Wartungsverträgen nach DIN EN 13269

-Optimierung durch Zeitverträge, Rahmenverträge & Dienstleistungsverträge

-Flexible Beschaffung & temporäre Hinzunahme von Kompetenzen und Ressourcen

-Digitale Transformation & Automatisierung der Beschaffungsprozesse

-Kündigung oder Reduzierung nicht mehr benötigter Leistungen

• April 2025: Bedarfsermittlung, Vertragsanalyse & Standardisierung

  Verantwortlich: Einkauf, Facility Management, Compliance, IT, Vertragsmanagement

  

• Strategische Bedarfsanalyse & Vertragsprüfung (1.–15. April 2025)

  -Ermittlung des Einkaufsvolumens & Vertragsbestand je Warengruppe

  -Identifikation ineffizienter oder doppelter Verträge zur Bündelung

  -Analyse temporärer Ressourcenengpässe & Optimierungspotenziale

  

• Vertragsbündelung & Einführung von Standardverträgen (16.–30. April 2025)

  -Erstellung & Harmonisierung von Standardverträgen für Dienstleistungen, Wartung & Lieferungen

  -Zusammenfassung kleinerer Einzelverträge zu Rahmenverträgen für bessere Konditionen

  -Definition flexibler Vertragsmodelle für kurzfristige Ressourcenbedarfe

  

• Erstellung von Lastenheften & Ausschreibungsunterlagen (bis 30. April 2025)

  -Standardisierte Anforderungen für Wartungsverträge nach DIN EN 13269

  -Integration temporärer Kapazitäten durch Zeitverträge & Dienstleisterpools

  -Einhaltung rechtlicher Vorgaben (Vergaberecht, ESG, Compliance, Datenschutzanforderungen)

  -Veröffentlichung der Ausschreibungen & Marktsondierung

  Ergebnisse:

  -Strukturierte & standardisierte Vertragsstrategie für langfristige & flexible Bedarfe

  -Klare Definition von Service-Level-Agreements (SLA) & Performance-Kriterien

  

• Mai 2025: Vertragsarten, Temporäre Ressourcen & Optimierung der Beschaffung

  Verantwortlich: Einkauf, Facility Management, Vertragsmanagement, Controlling

  

• Einführung & Optimierung aller Vertragsarten (1.–15. Mai 2025)

  -Wartungsverträge nach DIN EN 13269 für präventive & zustandsabhängige Instandhaltung

  -Zeitverträge für projektbasierte Dienstleistungen (Reinigungsmanagement, Sicherheit, Catering)

  -Rahmenverträge für langfristige Lieferantenbeziehungen & standardisierte Leistungen

  -Dienstleistungsverträge mit KPI-Überwachung & Abrechnungsmodellen

  -Werkverträge für technische Dienstleistungen & bauliche Maßnahmen

  -Freelance- & Interimsverträge für kurzfristige Kompetenzbedarfe (z. B. IT, technische Beratung, Projektsteuerung)

  -Leiharbeitsverträge zur kurzfristigen Personalergänzung in Facility Services & technischen Gewerken

• Optimierung bestehender Vertragsstrukturen (16.–25. Mai 2025)

  -Analyse laufender Wartungs- & Dienstleistungsverträge & Umstellung auf flexiblere Modelle

  -Abschaffung ineffizienter Einzelverträge & Integration in übergeordnete Rahmenverträge

  -Optimierung von Kostenstrukturen durch volumenabhängige Vergütungsmodelle

  

• Kündigung & Reduzierung nicht mehr benötigter Leistungen (26.–31. Mai 2025)

  -Identifikation redundanter Verträge & unnötiger Leistungen

  -Optimierung der Vertragslaufzeiten durch rechtssichere Kündigungsoptionen

  -Vereinheitlichung von Kündigungsfristen & frühzeitige Verhandlungen für Vertragsreduktionen

  Ergebnisse:

  -Optimierte Vertragsstruktur mit effizienten Kostenmodellen

  -Höhere Flexibilität durch modulare Vertragsgestaltung & temporäre Ressourcennutzung

  

• Juni 2025: Digitale Transformation, Automatisierung & Nachhaltigkeit

  Verantwortlich: Einkauf, IT, Facility Management, Controlling

• Einführung eines digitalen Vertragsmanagements (1.–15. Juni 2025)

  -Implementierung eines digitalen Vertragsmanagement-Systems

  -Automatisierte Vertragsverwaltung & Überwachung von Fristen & SLA-Performance

  -Integration von KI-gestützten Analysetools zur Bedarfs- & Kostenkontrolle

  

• Optimierung der flexiblen Personal- & Ressourcennutzung (16.–25. Juni 2025)

  -Automatische Nachbestellungen durch vernetzte Lagerverwaltung & Just-in-Time-Lieferungen

  -Dynamische Anpassung der externen Ressourcen an Projektbedarfe

  -Effizienzsteigerung durch Pooling von Dienstleistern für kurzfristige Bedarfe

  

• Nachhaltigkeit & ESG-Integration in die Beschaffung (26.–30. Juni 2025)

  -Integration von CO₂-Reduktionszielen in Lieferverträge

  -Bevorzugung nachhaltiger Lieferanten & umweltfreundlicher Materialien

  -Einsatz von Recyclingmaterialien & ressourcenschonender Beschaffung

  Ergebnisse:

  -Effiziente Vertragsverwaltung & Kostenoptimierung durch Digitalisierung

  -ESG-konforme Beschaffung mit Fokus auf Nachhaltigkeit & CO₂-Reduktion