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Externe Unterstützung des Einkaufs bei FM-Ausschreibungen

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Externe Unterstützung des Einkaufs bei FM-Ausschreibungen (Facility Management) unterschiedlicher Vertragsarten

Externe Unterstützung des Einkaufs bei FM-Ausschreibungen (Facility Management) unterschiedlicher Vertragsarten

Eine externe Unterstützung des Einkaufs bei FM-Ausschreibungen kann den gesamten Vergabeprozess konsistent, professionell und rechtssicher gestalten. Im Ergebnis gewinnt der Auftraggeber eine maßgeschneiderte FM-Lösung, die wirtschaftlich, qualitativ und langfristig tragfähig ist – und wird in allen Phasen durch den externen Einkaufsberater begleitet, der seine Fach-, Markt- und Methodenkompetenz einbringt.

Der Einkauf sieht sich häufig mit komplexen Vergabeverfahren konfrontiert, wenn es um Facility-Management-Leistungen unterschiedlicher Art geht. Dazu gehören:

  • Einzelgewerke (z. B. Reinigungsdienste, Wartung, Security),

  • Gesamt-FM-Verträge (integrale techn. + infr. Leistungen),

  • Ergebnis- oder performanceorientierte Modelle (Bonus-/Malus-Systeme),

  • TTS-Verträge (Total Technical Service), bei denen der Dienstleister nahezu alle technischen Belange verantwortet.

Externe Unterstützung

Die externe Unterstützung eines spezialisierten Beraters oder Dienstleisters entlastet den Einkauf, indem Fach- und Marktkenntnisse, Prozess-Know-how (einschließlich rechtlicher und formaler Vergabethemen) sowie Risiko- und Schnittstellenmanagement eingebracht werden.

Dies ermöglicht:

  • Transparenz und Struktur in komplexen FM-Ausschreibungen,

  • Zeit- und Ressourcengewinn für die Einkaufsteams,

  • Wettbewerbsfähige und rechtskonforme Vergabeverfahren,

  • Synergien durch benchmarking, innovative Vertragsarten, Bonus-/Malus-Konzepte.

Analyse und Strategie

  • Bedarfsanalyse: Welche FM-Leistungen? Welches Vertragsmodell (Einzellose, Gesamt-FM)?

  • Entwicklung der Vergabestrategie (national vs. EU, Freihändige vs. Offenes Verfahren), Definition von Losbildung.

Ausschreibungsunterlagen und Dokumentation

  • Erstellung der Leistungsbeschreibung (SLA, KPI, Frequenzen, Personalprofile),

  • Formblätter, Kalkulationsmodelle (Einheitspreis oder Pauschal), Vertragsentwürfe.

  • Integration von rechtlichen Vorgaben (Vergaberecht, Tariftreue, DSGVO).

Marktrecherche und Benchmarking

  • Kenntnis aktueller Marktpreise, Dienstleisterstrukturen, Innovationspotenzial.

  • Empfehlung in Bezug auf Laufzeiten, Abrechnungsmodelle, Synergien bei Einzel- vs. Gesamtvergabe.

Steuerung des Vergabeprozesses

  • Organisation der Bieterfragen, ggf. Bieterkonferenzen, Auswertung der Angebote.

  • Unterstützung in Verhandlungsgesprächen (falls privat) oder in rechtssicheren Verfahren (öffentliche Vergabe).

  • Anwendung Bewertungsmatrizen (Preis, Qualität, Service, Nachhaltigkeit).

Eskalations- und Risikomanagement

  • Identifizieren möglicher Verzögerungen (Termine), Fehlkalkulation, Protest im Vergabeverfahren.

  • Eskalationsstufen definieren: Lenkungskreis, Einkauf, Geschäftsleitung.

Vertragsabschluss und Umsetzungsbegleitung

  • Finaler Check der Vertragsdokumente, SLA-Anhänge, Pönalen.

  • Mitwirkung bei Einweisungs- und Übergangsphasen, Projektcontrolling in der Anlaufphase.

Projektteam / Lenkungskreis

  • Einkauf, Fachbereiche (Technik, Infrastrukturelles FM), Rechtsabteilung, ggf. externe Berater.

  • Entscheidet über Losbildung, Finalisierung der SLAs, gibt Freigaben.

Externer Berater

  • Fachexpertise in FM-Markt, Vergaberecht, SLA/KPI-Erstellung,

  • Moderation von Bietergesprächen, Erstellung der Angebotsauswertung,

  • Pilotphase-Begleitung bei Implementierung neuer Dienstleister.

Schnittstellen

  • Fachbereiche: Stellen technische / inhaltliche Inputs (z. B. Wartezeiten, technische Anlagenlisten).

  • Juristische Abteilung: kontrolliert Vertragsentwürfe, prüft Vergaberegeln.

  • Management: trifft finale Entscheidungen, Budgetfreigaben.

Risikoidentifikation

  • Mangelnde Bieterbeteiligung, unklare Leistungsbeschreibung, falsche Mengengerüste, budgetäre Engpässe.

  • Legalrisiken (Formfehler in EU-Verfahren, Rüge durch unterlegene Bieter).

Maßnahmen

  • Transparente, exakte Ausschreibungsdokumentation, Realistische Zeitpläne, Begleitung durch Vergabestellen.

  • Eskalationswege: Projektleiter → Lenkungskreis → Geschäftsleitung (ggf. Schiedsgutachter).

Parallelphase

  • Falls neuer Dienstleister kommt, ggf. Überschneidung mit altem Provider (Wissensübergabe).

Verfahrenswahl

  • Öffentliche Hand: evtl. Offenes Verfahren ab EU-Schwellenwert, sonst nationale Verfahren (UVgO).

  • Privat: Freie Gestaltung, meist Einholen mehrerer Angebote, Verhandlung, Zuschlag.

Bewertungskriterien

  • Preis (z. B. Stundensätze, Pauschalen, TCO),

  • Qualität (Referenzen, Personal, Managementkonzept, IT-Lösungen),

  • Service (SLAs, Reaktionszeiten, KPI),

  • Nachhaltigkeit (Umwelt, Soziales, Tariftreue, ESG).

Verhandlung / Zuschlag

  • Ggf. Bietergespräche, finales Best and Final Offer.

  • Vertrag mit klaren Eskalations- und Bonus-/Malus-Regeln.

Vorbereitungs- und Einweisungsphase

  • Datenaustausch: Bestandsinformationen, Assetlisten, Personalstammdaten.

  • Absprachen zu Software (Ticketingsystem, Dokumentation).

Parallel- oder Pilotbetrieb

  • Bei großem Portfolio testweise Roll-out in einigen Objekten.

  • Externer Berater überwacht SLA-Erfüllung, Reklamationsquote, Einhaltung von Übergabeterminen.

Anlaufkontrolle

  • KPI-Messung (z. B. Reaktionszeiten, Qualität der Leistungen), Reklamationsmanagement.

  • Ggf. Abschluss Abnahme bzw. finaler Implementationserfolg.

Service-Meetings

  • Regelmäßige Abstimmung (monatlich, quartalsweise) zwischen FM-Dienstleister, Einkauf, Fachbereichen, externer Berater.

  • Auswertung KPI, Budget, Vorschläge für Optimierung.

Qualitäts- und Eskalationsmanagement

  • Fortlaufende Performancekontrollen (z. B. Mystery Checks, interne Umfragen, Audits).

  • Eskalation bei Verstößen (Pönalen), Revisionsschleife zur Prozessanpassung.

Vertragsanpassungen

  • Optionale Verlängerungen (z. B. 3+2 Jahre), Preisanpassungsklauseln (Index, Lohnentwicklung).

  • Nachträgliche Erweiterungen/Reduzierungen (Umbau, zusätzliche Objekte, etc.).

Innovationen

  • Nutzung von IoT, Smart Building-Ansätzen, Energieeffizienz (wenn performanceorientierte FM-Verträge).

  • Ggf. Integration von E-Mobilität, KI-gestützten Wartungskonzepten, digitalen Raumbuchungstools etc.