Grundlagen

Facility Management umfasst zahlreiche Leistungen, die für den laufenden Betrieb einer Organisation unverzichtbar sind. Dazu gehören technische Instandhaltung, Wartung, Prüfungen, Reinigung, Sicherheit, Empfang, Winterdienst, Entsorgung, Betriebsgastronomie, Flächenmanagement, Umzugsleistungen, CAFM-Systeme, Energie- und Gebäudemanagement sowie viele weitere Services. Der Einkauf muss diese Leistungen so beschaffen, dass sie nicht nur preislich attraktiv sind, sondern dauerhaft zum Betriebskonzept der Liegenschaft passen.

Ein professioneller FM-Einkauf verfolgt deshalb nicht allein das Ziel, den niedrigsten Preis zu erzielen. Entscheidend ist das wirtschaftlichste Verhältnis aus Preis, Qualität, Risiko, Verfügbarkeit, Nachhaltigkeit, Betreiberpflichten und Steuerbarkeit. Bei öffentlichen Auftraggebern sind Wettbewerb, Transparenz, Wirtschaftlichkeit, Verhältnismäßigkeit und Gleichbehandlung zentrale Vergabegrundsätze; diese Grundsätze sind in § 97 GWB ausdrücklich verankert.

FM-Leistungen unterscheiden sich von klassischen Warenbeschaffungen, weil sie meist dauerhaft, standortbezogen, personalintensiv, risikobehaftet und eng mit Betreiberverantwortung verbunden sind. Eine mangelhafte Ausschreibung kann deshalb nicht einfach durch einen günstigeren Preis kompensiert werden. Wird zum Beispiel die Wartung einer sicherheitsrelevanten Anlage unklar beschrieben, entstehen Risiken bei Betriebssicherheit, Haftung, Dokumentation und Verfügbarkeit.

Hinzu kommt, dass viele FM-Leistungen Schnittstellenleistungen sind. Reinigung, Sicherheit, Empfang, Technik, Entsorgung, Catering und IT-nahe Gebäudesysteme greifen im Betrieb ineinander. Der Einkauf muss daher nicht nur einzelne Leistungsverzeichnisse erstellen, sondern ein belastbares Leistungs- und Schnittstellenmodell schaffen.

Ein guter FM-Einkauf verfolgt mehrere Ziele gleichzeitig. Er soll die benötigten Leistungen zuverlässig verfügbar machen, Betriebskosten transparent halten, Risiken reduzieren, gesetzliche und normative Anforderungen berücksichtigen, Dienstleister steuerbar machen und die Qualität der Nutzererfahrung sichern. Besonders wichtig ist die Abkehr von reinem Preisdenken zugunsten einer Gesamtbetrachtung der Lebenszykluskosten.

Der Einkaufsprozess beginnt nicht mit der Ausschreibung, sondern mit der präzisen Bedarfsermittlung. Dabei wird geklärt, welche Leistungen tatsächlich benötigt werden, welche Ziele erreicht werden sollen und welche Risiken bestehen.

Im Facility Management muss die Bedarfsermittlung mindestens folgende Fragen beantworten:

Welche Gebäude, Anlagen, Flächen und Nutzergruppen sind betroffen? Welche Leistungen werden bisher erbracht? Welche gesetzlichen, technischen und organisatorischen Anforderungen bestehen? Welche Schwachstellen gibt es im aktuellen Betrieb? Welche Leistungen sollen intern erbracht und welche extern vergeben werden? Welche Daten, Pläne, Wartungsunterlagen, Anlagenlisten und Verbrauchswerte liegen vor? Welche Qualitätsniveaus sind notwendig und messbar?

Ohne saubere Bedarfsermittlung entstehen Ausschreibungen, die entweder zu ungenau, zu teuer, nicht vergleichbar oder rechtlich angreifbar sind.

Die Leistungsbeschreibung ist das Herzstück des FM-Einkaufs. Sie übersetzt den Bedarf des Betreibers in eine für Anbieter kalkulierbare, prüfbare und vertraglich durchsetzbare Form. Je klarer die Leistung beschrieben ist, desto besser werden Angebote vergleichbar und desto geringer ist das Risiko späterer Nachträge.

Im Facility Management kommen grundsätzlich drei Formen der Leistungsbeschreibung vor: funktionale Leistungsbeschreibung, detailliertes Leistungsverzeichnis und Mischformen. Eine funktionale Leistungsbeschreibung beschreibt das gewünschte Ergebnis, zum Beispiel eine definierte Sauberkeit, Verfügbarkeit oder Reaktionszeit. Ein detailliertes Leistungsverzeichnis beschreibt konkrete Tätigkeiten, Intervalle, Mengen und Qualifikationen. In der Praxis sind Mischformen oft sinnvoll, weil FM-Leistungen sowohl Ergebnisqualität als auch Mindestprozesse benötigen.

Für Instandhaltungsleistungen sind einschlägige Normen besonders wichtig. DIN listet unter anderem DIN 31051 „Grundlagen der Instandhaltung“, DIN EN 13306 „Begriffe der Instandhaltung“, DIN EN 13269 zur Erstellung von Instandhaltungsverträgen, DIN EN 13460 zu Dokumenten für die Instandhaltung sowie DIN EN 15341 zu Leistungskennzahlen der Instandhaltung. Diese Normen bilden wichtige Bezugspunkte für eine strukturierte technische Leistungsbeschreibung.

Vor der Ausschreibung ist festzulegen, wie der Markt angesprochen werden soll. Im Facility Management gibt es unterschiedliche Vergabestrategien: Einzelgewerkevergabe, Bündelung mehrerer Leistungen, Total Facility Management, Total Technical Service, Rahmenverträge, Abrufverträge oder standortübergreifende Clusterverträge.

Die richtige Strategie hängt von der Objektgröße, der Betreiberorganisation, der Marktlage, den Risiken und der gewünschten Steuerungstiefe ab. Eine Einzelvergabe schafft Transparenz und Fachspezialisierung, erhöht aber den Koordinationsaufwand. Eine Bündelung reduziert Schnittstellen, kann aber Abhängigkeiten von einem großen Dienstleister schaffen. Rahmenverträge erhöhen Flexibilität, benötigen aber klare Abruf-, Preis- und Qualitätsregeln.

Bei öffentlichen Auftraggebern sind zudem die jeweils anwendbaren vergaberechtlichen Vorschriften zu beachten. Oberhalb der EU-Schwellenwerte sind insbesondere GWB und VgV relevant; unterhalb der Schwellenwerte regelt die UVgO die Vergabe von Liefer- und Dienstleistungen im nationalen Bereich.

Im FM-Einkauf ist die Auswahl des richtigen Dienstleisters entscheidend. Eignungskriterien prüfen, ob ein Unternehmen grundsätzlich geeignet ist. Dazu gehören Fachkunde, Leistungsfähigkeit, Zuverlässigkeit, Referenzen, Zertifizierungen, Personalqualifikation, wirtschaftliche Stabilität und branchenspezifische Erfahrung.

Zuschlagskriterien bewerten das konkrete Angebot. Neben dem Preis sollten im Facility Management regelmäßig qualitative Kriterien berücksichtigt werden: Betriebskonzept, Objektverständnis, Personalkonzept, Reaktionszeiten, Eskalationsmodell, Digitalisierung, Dokumentationsqualität, Nachhaltigkeit, Innovationsfähigkeit und Qualitätssicherung. Die VgV enthält eigene Regelungen zu Zuschlag und Zuschlagskriterien; im öffentlichen Bereich müssen diese Kriterien transparent und vorab festgelegt werden.

FM-Verträge sind häufig Mischverträge. Sie können Elemente des Dienstvertrags, Werkvertrags, Miet-, Kauf-, Wartungs-, Betreiber- und Rahmenvertrags enthalten. Das BGB unterscheidet unter anderem den Dienstvertrag, bei dem Dienste geschuldet werden, und den Werkvertrag, bei dem ein bestimmter Erfolg geschuldet wird.

Diese Unterscheidung ist im FM-Einkauf praktisch bedeutsam. Bei Reinigungsleistungen, Reparaturen, Umbauten oder bestimmten Wartungsergebnissen kann ein werkvertraglicher Erfolg im Vordergrund stehen. Bei Bewachung, Empfang oder laufender Betriebsunterstützung stehen eher Tätigkeiten und Verfügbarkeit im Vordergrund. Für die Vertragsgestaltung bedeutet das: Leistungserfolg, Abnahme, Mängelrechte, Reaktionszeiten, Dokumentation und Vergütung müssen sauber geregelt werden.

Ein FM-Vertrag sollte mindestens folgende Bestandteile enthalten: Vertragsgegenstand, Leistungsbeschreibung, Anlagen- und Flächenlisten, Servicezeiten, Qualifikationsanforderungen, Dokumentationspflichten, Betreiberpflichten, Schnittstellen, Mitwirkungspflichten des Auftraggebers, Berichtswesen, Preise, Preisgleitklauseln, Nachtragsregeln, Vertragsstrafen oder Bonus-Malus-Regeln, Haftung, Versicherung, Datenschutz, Arbeitsschutz, Fremdfirmenkoordination, Eskalation und Kündigung.

Der Einkauf im Facility Management muss immer die Betreiberverantwortung berücksichtigen. Betreiberpflichten können nicht einfach „weggekauft“ werden. Auch wenn Dienstleister Leistungen übernehmen, bleibt der Auftraggeber regelmäßig in einer Auswahl-, Organisations-, Überwachungs- und Kontrollverantwortung. Deshalb muss der Einkauf sicherstellen, dass Dienstleister fachlich geeignet sind, Pflichten eindeutig übertragen werden und Nachweise regelmäßig geprüft werden.

Compliance-relevante Themen sind insbesondere Arbeitsschutz, Betriebssicherheit, Prüfpflichten, Brandschutz, Verkehrssicherungspflichten, Datenschutz, Umweltrecht, Gefahrstoffe, Entsorgung, Hygiene, Trinkwasser, Energiemanagement und Dokumentation. Für technische FM-Leistungen sind zudem Normen und technische Regeln wesentlich, weil sie den anerkannten Stand der Technik konkretisieren können.

Der günstigste Anbieter ist im Facility Management häufig nicht der wirtschaftlichste Anbieter. Ein niedriger Angebotspreis kann zu späteren Mehrkosten führen, wenn Leistungen unvollständig kalkuliert sind, Qualifikation fehlt, Nachträge entstehen, Reaktionszeiten nicht eingehalten werden oder die Dokumentation mangelhaft ist.

Wirtschaftlichkeit sollte daher über Lebenszykluskosten bewertet werden. Dazu gehören Anschaffungskosten, Betriebskosten, Wartungskosten, Energieverbrauch, Ersatzteile, Ausfallkosten, Entsorgungskosten, CO₂-Kosten, interne Steuerungskosten und Risiken. Gerade bei technischen Anlagen, Energieversorgung, Gebäudeautomation, CAFM-Systemen und Instandhaltungsverträgen ist diese Betrachtung unverzichtbar.