Facility Management muss häufig schnell reagieren. Ein Ersatzteil wird dringend benötigt, ein Handwerker ist bereits vor Ort oder eine Nutzeranforderung erscheint zu klein für einen formalen Einkaufsprozess. Genau in solchen Situationen entstehen informelle Beauftragungen.
FM-Connect definiert Maverick Buying als Beschaffung außerhalb festgelegter Einkaufsprozesse, Rahmenverträge oder Freigaben und nennt unter anderem höhere Preise, fehlende Dokumentation und unklare Gewährleistungsansprüche als mögliche Folgen. Die Einkaufsrichtlinie enthält bereits Wertgrenzen und Freigabestrukturen, aber noch keine eigenständige Vertiefung zu diesem Thema.
Maverick Buying und Bestellcompliance zur Steuerung von Einkaufsprozessen
Nicht jeder ungeplante Einkauf ist automatisch Fehlverhalten.
Unterschieden werden sollten beispielsweise:
Bewusste Umgehung: vorhandener Vertrag wird ignoriert.
Unkenntnis: Mitarbeitende kennen den vorgesehenen Einkaufsweg nicht.
Prozessproblem: regulärer Prozess ist für den Bedarf zu langsam.
Notfall: unmittelbares Handeln ist betrieblich erforderlich.
Diese Ursachen benötigen unterschiedliche Maßnahmen.
Bestellpflichten klar definieren
Die Einkaufsrichtlinie sollte eindeutig festlegen, wann eine Bestellung oder formale Beauftragung vor Leistungsbeginn erforderlich ist.
Dazu gehören Wertgrenzen, Freigaben und Verantwortlichkeiten.
Besonders wichtig ist, dass auch Lieferanten die Regeln kennen. Ein Dienstleister sollte nicht allein aufgrund eines mündlichen Zurufs zusätzliche Leistungen beginnen, wenn dafür eine formale Freigabe notwendig ist.
Rahmenverträge nutzbar machen
Maverick Buying entsteht häufig, obwohl bereits geeignete Rahmenverträge vorhanden sind.
Ursache kann sein, dass Beschäftigte nicht wissen:
welcher Vertrag gilt,
welche Leistung abgerufen werden darf,
welcher Ansprechpartner zuständig ist,
welcher Preis vereinbart wurde.
Ein guter Prozess macht den regelkonformen Weg einfacher als die Umgehung.
Mögliche Indikatoren sind:
Rechnungen ohne Bestellung,
neue Lieferanten mit geringem Einzelvolumen,
häufige Direktkäufe,
Beschaffung bei Nicht-Vertragslieferanten,
nachträglich erstellte Bestellungen.
Diese Daten können regelmäßig ausgewertet werden.
Ursachen statt nur Verstöße behandeln
Eine rein disziplinarische Betrachtung greift oft zu kurz.
Wenn Mitarbeitende ständig einen Prozess umgehen, kann der Prozess selbst ungeeignet sein.
Vielleicht sind Wertgrenzen zu niedrig, Freigabewege zu langsam oder Rahmenverträge unvollständig.
Maverick-Buying-Analysen liefern deshalb auch Hinweise für Prozessoptimierung.
Notfallbeschaffung separat regeln
Technische Notfälle benötigen einen vereinfachten, aber weiterhin kontrollierten Beschaffungsweg.
Damit wird verhindert, dass echte Dringlichkeit als dauerhafte Begründung für informelle Beauftragungen verwendet wird.
Sinnvolle Kennzahlen sind:
Anteil Bestellungen vor Leistungserbringung,
Rechnungen ohne Bestellbezug,
Vertragsnutzungsquote,
Maverick-Spend,
Zahl nicht freigegebener Lieferanten.
Einkaufsdisziplin praktisch unterstützen
Bestellcompliance bedeutet nicht zusätzliche Bürokratie um ihrer selbst willen.
Sie sorgt dafür, dass Budget, Vertrag, Gewährleistung, Freigabe und Dokumentation zusammenpassen.
Ein leistungsfähiges System verbindet deshalb klare Regeln, schnelle Standardprozesse und kontrollierte Ausnahmen. So bleibt das Facility Management auch bei zahlreichen kleinen und zeitkritischen Bedarfen handlungsfähig, ohne die Einkaufsorganisation zu umgehen.
