Das Ende eines Vertrags ist der Beginn der nächsten Beschaffungsentscheidung
FM-Verträge besitzen häufig mehrjährige Laufzeiten. Während des Regelbetriebs richtet sich die Aufmerksamkeit auf Leistung, Kosten und Dienstleistersteuerung. Das Vertragsende wird dagegen leicht als rein administrativer Termin betrachtet.
Für den Einkauf ist es ein strategischer Entscheidungspunkt.
Die bestehende Einkaufsstrategie behandelt Vertragsgestaltung, Leistungsverbesserung, Start-up und kontinuierliche FM-Optimierung bereits umfassend. Gleichzeitig betont FM-Connect, dass Wettbewerb erhalten und eine schleichende Lieferantenbindung über mehrere Vertragszyklen vermieden werden sollte.
Wiederbeschaffung und Vertragsauslauf für die kontinuierliche Leistungsversorgung
Die Entscheidung über die nächste Vertragsperiode sollte deutlich vor der Kündigungsfrist beginnen.
Wichtige Informationen sind:
Vertragsende,
Kündigungsfrist,
Verlängerungsoptionen,
notwendige Ausschreibungsdauer,
erwarteter Start-up-Aufwand,
aktuelle Dienstleisterleistung.
Diese Daten gehören idealerweise in die Beschaffungspipeline.
Zunächst den bestehenden Vertrag bewerten
Vor einer Neuvergabe sollte geklärt werden, was aus der bisherigen Vertragsperiode gelernt wurde.
Zu betrachten sind beispielsweise:
SLA-Erfüllung,
Störungen,
Beschwerden,
Nachträge,
Preisentwicklung,
Qualität der Dokumentation,
Zusammenarbeit,
Innovationsbeiträge.
Diese Erkenntnisse sollten in die nächste Spezifikation einfließen.
Bedarf erneut hinterfragen
Eine Wiederbeschaffung sollte nicht automatisch denselben Leistungsumfang nochmals ausschreiben.
Gebäude, Nutzer, Technik und Organisation können sich verändert haben.
Mögliche Fragen sind:
Benötigen wir die Leistung noch in gleicher Form? Können Leistungen entfallen? Müssen neue Anforderungen aufgenommen werden? Ist die bisherige Bündelung noch sinnvoll?
Dadurch wird Re-Tendering zu einem Verbesserungsprozess.
Marktsituation neu bewerten
Ein Markt kann sich während einer Vertragslaufzeit erheblich verändern.
Neue Anbieter, Fachkräftemangel, technische Innovationen oder gestiegene Preise können andere Beschaffungsmodelle sinnvoll machen.
Auch die Abhängigkeit vom bisherigen Anbieter sollte kritisch betrachtet werden.
Verlängern oder neu ausschreiben?
Eine Option sollte nicht allein deshalb gezogen werden, weil dies organisatorisch einfacher ist.
Entscheidungskriterien können sein:
Leistungsqualität,
Preisniveau,
Marktvergleich,
strategische Passung,
verbleibende Verbesserungspotenziale,
Risiko eines Dienstleisterwechsels.
So entsteht eine nachvollziehbare Entscheidung.
Exit-Informationen früh sichern
Bei einem möglichen Anbieterwechsel muss gewährleistet sein, dass notwendige Daten und Dokumente rechtzeitig verfügbar sind.
Dazu können gehören:
Anlageninformationen,
Wartungshistorien,
offene Tickets,
Schlüssel und Zutrittsmedien,
Ersatzteilbestände,
Systemdaten,
Prüfunterlagen.
FM-Connect weist in seinen strategischen Dokumentationsinhalten ausdrücklich auf Exit-Pläne und Datenrückgabe hin.
Übergang zum neuen Anbieter vorbereiten
Zuschlag und Vertragsstart dürfen nicht unmittelbar aufeinanderfallen, wenn ein komplexes Start-up erforderlich ist.
Die Übergabe zwischen Alt- und Neudienstleister benötigt eigene Termine, Verantwortlichkeiten und Nachweise.
Der Beschaffungsprozess bildet damit einen Kreislauf:
Beschaffen → Vertrag starten → Leistung steuern → Erfahrungen auswerten → Bedarf neu definieren → erneut beschaffen.
Wiederbeschaffung ist deshalb nicht einfach die Wiederholung einer früheren Ausschreibung.
Sie ist die Gelegenheit, Erfahrungen aus mehreren Betriebsjahren systematisch in eine bessere nächste Vertragsgeneration zu überführen.
