Aus Einkaufsdaten eine belastbare Entscheidungsgrundlage machen
Ein professioneller Einkauf kann nur steuern, was er ausreichend kennt. Gerade im Facility Management verteilen sich Ausgaben häufig auf zahlreiche Standorte, Kostenstellen, Dienstleister, technische Gewerke und Vertragsformen. Wartungsverträge, Reparaturen, Kleinaufträge, Verbrauchsmaterialien, Prüfleistungen, Reinigung, Sicherheitsdienste und projektbezogene Leistungen werden nicht immer über dieselben Prozesse und Systeme beschafft.
Die FM-Connect-Microsite beschreibt Spend Analysis bereits grundsätzlich als systematische Analyse von Ausgaben nach Lieferanten, Warengruppen, Standorten, Kostenstellen, Verträgen und Zeiträumen. Eine eigenständige methodische Seite fehlt bislang.
Zunächst vollständige Ausgabentransparenz schaffen
Eine Ausgabenanalyse beginnt nicht mit der Suche nach Einsparungen. Zunächst muss sichtbar werden, wofür tatsächlich Geld ausgegeben wird.
Typische Datenquellen sind:
Finanzbuchhaltung,
ERP und Bestellsystem,
Vertragsdatenbank,
Kreditorenstammdaten,
CAFM,
Rechnungsdaten,
Rahmenvertragsabrufe,
Kreditkarten- oder Einzelbeschaffungen.
Die Herausforderung liegt häufig weniger in fehlenden Daten als in unterschiedlichen Bezeichnungen und Strukturen.
Ein Unternehmen kann denselben Lieferanten unter mehreren Kreditorennummern führen. Gleichartige Leistungen können auf unterschiedliche Sachkonten gebucht sein. Dadurch entsteht ohne Bereinigung ein falsches Bild.
Ausgaben sinnvoll klassifizieren
Für den FM-Einkauf sollte die Analyse eine verständliche Warengruppenstruktur verwenden.
Entscheidend ist, dass die Kategorien dauerhaft reproduzierbar sind.
Eine gute Spend Analysis beantwortet mehrere Fragen gleichzeitig:
Wie hoch ist das Einkaufsvolumen je Warengruppe? Wie viele Lieferanten werden dafür eingesetzt? Welche Standorte kaufen dieselben Leistungen zu unterschiedlichen Preisen? Wie viel Volumen liegt außerhalb von Rahmenverträgen? Welche Lieferanten erhalten einen hohen Anteil des Gesamtvolumens?
Damit werden Bündelungspotenziale und Abhängigkeiten sichtbar.
Besonders wichtig ist der Vergleich zwischen tatsächlicher Ausgabe und vorhandenen Verträgen.
Hohe Ausgaben bei einem Lieferanten ohne aktuelle Vertragsgrundlage sind ein anderer Sachverhalt als ein vollständig geregelter Rahmenvertrag.
Die Analyse sollte deshalb erkennen lassen:
Spend under Contract – vertraglich gedeckte Ausgaben.
Spend outside Contract – nicht vertraglich gedeckte Beschaffung.
Dieser Unterschied unterstützt Einkauf und Compliance gleichermaßen.
Preisunterschiede sichtbar machen
Bei standardisierbaren Leistungen können Ausgabenanalysen außerdem Preisunterschiede zwischen Standorten oder Organisationseinheiten zeigen.
Solche Unterschiede müssen nicht automatisch unwirtschaftlich sein. Standortbedingungen, Leistungsumfang oder Dringlichkeit können abweichen. Sie liefern jedoch einen Anlass zur fachlichen Prüfung.
Aus Spend Analysis Maßnahmen entwickeln
Eine gute Analyse endet nicht mit Diagrammen.
Sie führt zu konkreten Handlungsfeldern:
Ausschreibung vorbereiten,
Lieferanten konsolidieren,
Rahmenvertrag aufbauen,
Warengruppe neu strukturieren,
Vertragsabdeckung erhöhen,
Einzelbeschaffungen untersuchen,
Lieferantenabhängigkeit reduzieren.
Ausgabentransparenz als dauerhaften Prozess etablieren
Spend Analysis ist deshalb keine einmalige Kostensenkungsübung. Sie sollte regelmäßig aktualisiert und mit Vertrags-, Lieferanten- und Leistungsinformationen verbunden werden.
So entsteht aus Buchhaltungsdaten ein strategisches Einkaufsinstrument. Der Einkauf weiß nicht nur, wie viel ausgegeben wurde, sondern kann erklären, wofür, bei wem, unter welcher Vertragsgrundlage und mit welchem Steuerungsbedarf diese Ausgaben entstanden sind.
