Vor der Ausschreibung klären, ob überhaupt ausgeschrieben werden soll
Nicht jede Facility-Management-Leistung muss extern vergeben werden. Ebenso ist Eigenleistung nicht automatisch wirtschaftlicher oder qualitativ besser. Die Frage „Make or Buy?“ sollte deshalb vor einer Beschaffungsentscheidung systematisch beantwortet werden.
Die bestehende Einkaufsstrategie nennt die Konzentration auf Kernkompetenzen und Make-or-Buy-Entscheidungen bereits ausdrücklich. Eine eigenständige Bewertungsmethodik fehlt jedoch noch.
Make-or-Buy und Sourcing-Entscheidung als strategische Beschaffungsgrundlage
Ein häufiger Fehler besteht darin, interne Personalkosten mit dem Angebot eines Dienstleisters zu vergleichen. Diese beiden Werte sind oft nicht unmittelbar vergleichbar.
Zur Eigenleistung können zusätzlich gehören:
Führung und Organisation,
Bereitschaft,
Werkzeuge,
Fahrzeuge,
Schulung,
Software,
Arbeitskleidung,
Ersatzpersonal,
Recruiting,
Administration.
Bei Fremdleistung entstehen wiederum Steuerungs-, Vertrags- und Kontrollaufwände.
Eine Make-or-Buy-Entscheidung muss deshalb Gesamtkosten betrachten.
Strategische Bedeutung bewerten
Bestimmte Kompetenzen können für die Betreiberorganisation so wichtig sein, dass vollständiges Outsourcing problematisch wäre.
Beispiele sind:
technisches Anlagenwissen,
Betreibersteuerung,
Service Desk,
kritische Notfallkompetenzen,
Daten- und Systemhoheit.
Die Frage lautet daher nicht nur, wer eine Aufgabe günstiger ausführen kann, sondern auch, welche Fähigkeiten im Unternehmen erhalten bleiben müssen.
Marktfähigkeit prüfen
Outsourcing funktioniert nur, wenn ein ausreichend leistungsfähiger Markt existiert.
Zu bewerten sind:
Zahl geeigneter Anbieter,
regionale Verfügbarkeit,
Fachkräfte,
Wettbewerb,
Abhängigkeit,
technische Spezialisierung.
Eine Leistung, die praktisch nur ein Hersteller erbringen kann, benötigt eine andere Sourcing-Strategie als ein wettbewerbsintensiver Standardservice.
Flexibilität berücksichtigen
Externe Leistungen können Kapazitätsschwankungen besser abfangen. Eigenleistung kann dagegen kurzfristige Prioritätsänderungen erleichtern und Know-how sichern.
Die richtige Lösung kann deshalb auch ein Mischmodell sein.
Beispielsweise können Planung und Steuerung intern bleiben, während operative Wartungen extern erbracht werden.
Wichtige Fragen sind:
Was geschieht bei Lieferantenausfall? Wie schnell könnte eine Leistung wieder internalisiert werden? Wie abhängig wird der Betreiber von fremdem Know-how? Welche Daten müssen zurückgegeben werden?
Die bestehende Website behandelt Lieferantenabhängigkeit und Versorgungssicherheit bereits als zentrale Einkaufsrisiken.
Qualität objektiv vergleichen
Eigenleistung wird häufig aufgrund vermeintlich besserer Qualität bevorzugt, Fremdleistung dagegen aufgrund vermeintlich höherer Professionalität.
Beides sollte anhand konkreter Leistungsparameter geprüft werden:
Reaktionszeit,
Fachqualifikation,
Anlagenkenntnis,
Dokumentation,
Vertretung,
Innovationsfähigkeit,
Nutzerqualität.
Entscheidung dokumentieren
Eine Make-or-Buy-Matrix kann Kosten, strategische Bedeutung, Markt, Risiko und Qualität strukturiert zusammenführen.
Dadurch wird die Entscheidung auch Jahre später nachvollziehbar.
Sourcing als bewusste Organisationsentscheidung
Make-or-Buy ist deshalb mehr als eine Einkaufsfrage.
Die Entscheidung bestimmt, welche Fähigkeiten eine FM-Organisation selbst besitzt und welche sie über den Markt bezieht.
Ein professioneller Einkauf beginnt folglich nicht mit der Ausschreibung, sondern mit einer fundierten Antwort auf die Frage, welches Sourcing-Modell langfristig am besten zu Kerngeschäft, Betreiberverantwortung und wirtschaftlichen Zielen passt.
