Angebote erst vergleichbar machen, dann vergleichen
Bei komplexen FM-Ausschreibungen liegen häufig mehrere formal vollständige Angebote vor, die wirtschaftlich trotzdem nicht unmittelbar vergleichbar sind. Bieter können Mengen unterschiedlich interpretieren, einzelne Nebenleistungen unterschiedlich kalkulieren oder optionale Leistungen an anderen Stellen einpreisen.
Die FM-Connect-Grundlagen behandeln Angebotsvergleich und Bewertungsmatrix bereits allgemein. Eine vertiefte Seite zur systematischen Angebotsnormalisierung besteht bislang nicht.
Angebotsnormalisierung und kaufmännischer Preisspiegel für vergleichbare Angebote
Ein Preisspiegel benötigt zunächst einen eindeutigen Bezugsrahmen.
Zu klären ist:
Welche Mengen werden verglichen?
Welche Laufzeit gilt?
Welche Optionen fließen ein?
Welche Einmalkosten werden berücksichtigt?
Welche Preisstände gelten?
Welche Indexierung ist vorgesehen?
Ohne diese Festlegungen kann ein scheinbar präziser Gesamtpreis irreführend sein.
Preisstruktur statt nur Gesamtsumme prüfen
Ein hochwertiger Preisspiegel sollte Preise nach sinnvollen Kategorien aufschlüsseln.
Bei einem FM-Vertrag können beispielsweise getrennt werden:
Regelbetrieb,
Wartung,
Störungsbereitschaft,
Personal,
Material,
Start-up,
optionale Leistungen,
Stundenverrechnungssätze.
Dadurch werden Unterschiede sichtbar, die eine Gesamtsumme verdeckt.
Fehlende Positionen erkennen
Ein Angebot kann günstig erscheinen, weil bestimmte Leistungen fehlen oder anders interpretiert wurden.
Deshalb sollte jede Preisposition mit dem geforderten Leistungsumfang abgeglichen werden.
Fehlende Leistungen dürfen nicht stillschweigend mit null Euro bewertet werden. Zunächst muss geklärt werden, ob tatsächlich eine Angebotslücke oder eine andere Zuordnung vorliegt.
Einmalige und laufende Kosten unterscheiden
Mobilisierung, Datenaufnahme oder Erstausstattung können nur zu Vertragsbeginn entstehen.
Andere Kosten wiederholen sich jährlich.
Ein Vergleich sollte diese Unterschiede transparent darstellen und gegebenenfalls auf die Vertragslaufzeit beziehen.
Preisabweichungen analysieren
Besonders große Unterschiede zwischen Bietern sind wichtige Analysehinweise.
Wenn drei Angebote für eine Position eng beieinanderliegen und ein viertes nur die Hälfte kostet, kann dies auf:
andere Leistungsannahmen,
besondere Effizienz,
Kalkulationsfehler,
strategische Preisbildung
hinweisen.
Die Abweichung sollte verstanden werden, bevor daraus eine Wertung abgeleitet wird.
Kalkulationslogik nachvollziehen
Bei personalintensiven Leistungen können Mengen und Stunden wichtige Plausibilitätsinformationen liefern.
Bei technischen Wartungen können Anlagenanzahl, Intervalle oder Herstelleranforderungen relevant sein.
Ziel ist nicht, die interne Kalkulation des Bieters vollständig nachzubauen, sondern grobe Inkonsistenzen zwischen Leistung und Preis zu erkennen.
Keine nachträgliche Preisgestaltung durch den Auftraggeber
Normalisierung bedeutet nicht, Preise nach eigenem Ermessen zu korrigieren.
Sie schafft vielmehr eine transparente Vergleichsdarstellung des tatsächlich angebotenen Leistungsstandes.
Bei formalen Vergabeverfahren sind dabei die jeweiligen Verfahrensregeln zu beachten.
Preis und Qualität anschließend gemeinsam bewerten
Der Preisspiegel beantwortet die kaufmännische Frage. Er ersetzt keine qualitative Bewertung.
Die bestehende Microsite stellt zu Recht heraus, dass im FM neben dem Preis insbesondere Qualität, Service-Level, Dokumentation und Risiken berücksichtigt werden müssen.
Aus Zahlen Entscheidungsinformationen machen
Ein guter Preisspiegel zeigt deshalb nicht nur Rangfolgen.
Er macht sichtbar, wo Preisunterschiede entstehen, welche Annahmen dahinterstehen und ob die angebotenen Leistungen wirtschaftlich tatsächlich miteinander vergleichbar sind.
Damit wird Angebotsnormalisierung zu einem wichtigen Bindeglied zwischen fachlicher Angebotsprüfung und belastbarer Einkaufsentscheidung.
